Compartir Carpetas con Google Drive para apoyar la Educación a Distancia

por Walter Velásquez
Coordinador de Cultura Digital
Programa Telecentros Comunitarios
Municipalidad de Puerto Montt

Este tutorial tiene como objetivo ayudar un poco al problema que están teniendo profesores, alumnos y apoderados para compartir y ordenar material de estudio de manera que este siempre disponible para todos los implicados.

Sin duda gratis la situación actual del COVID-19 nos encontró a todos por sorpresa y como debido al confinamiento los colegios no están haciendo sus clases como la hacían habitualmente, para poder superar esto muchos profesores, alumnos y apoderados han tenido que improvisar de alguna forma maneras de hacer educación a distancia. Lamentablemente hay grandes carencias en cuanto al uso de la tecnología en general, esto debido al gran parte en que esta entró vertiginosamente nuestras vidas y la mayoría de la gente ha aprendido a utilizarlas en forma autodidacta, con los medios que tiene a su alcance y quedando además con muchas dudas, mitos, etcétera. en cuanto a su utilización.

Hace poco viví la experiencia del curso de mi hijo donde como emergencia los apoderados crearon un correo de Gmail donde los profesores enviaban las guías y el usuario y contraseña se los dieron a todos los apoderados para que puedan revisarlo y descargar el material que enviaban los profesores.

Sin embargo esa solución tiene deventajas como:

1. Por temas de seguridad para acceder a un correo electrónico muchas veces el sistema supone que tantos intentos de acceso pueden ser un intento de Hackeos y solicita algún método de verificación, como por ejemplo enviar un código al teléfono asociado con la cuenta y al cual no todos los implicados vana a tener acceso.
2. Además es bastante común que ya sea por accidente o intencionalmente los usuarios que se acceden a esta cuenta de correo «compartido» borran los mensajes o los trasladan a otras carpetas, lo que luego dificulta que el resto de los usuarios encuentren los mensajes.

Una forma más óptima para compartir virtualmente material de estudio es usar algún tipo de servicio de almacenamiento de archivos, que muchos le llaman La Nube, y dejar ahí los archivos de manera que diferentes usuarios puedan verlos y descargarlos, pero sin poder modificarlos.

Para este fin existen por ejemplo Google Drive, Drop Box u OneDrive de Microsoft.

Compartir Carpetas con Google Drive

Google Drive es uno de estos servicios de alojamiento de archivos y es otro producto de la empresa Google. Para utilizarlo basta con tener una cuenta de Google (correo de GMail) y permite almacenar hasta 15 GB.

Entramos a Google Drive a través de la dirección https://drive.google.com, luego hacemos click en el icono con el símbolo más que dice nuevo y elegimos la opción carpeta.

Colocamos el nombre a la carpeta y presionamos el botón crear. Aparecerá entonces una nueva carpeta en nuestro Google Drive. Entramos a esta carpeta haciendo doble clic sobre ella y vemos que la carpeta está obviamente vacía. Si queremos crear una subcarpeta, ponemos el puntero en la parte vacía, presionamos el botón derecho y vamos a Nueva carpeta, le colocamos nombre y aceptamos. En nuestro ejemplo creamos la carpeta Matematicas. Luego, de la misma manera podemos ir creando las carpetas que sean necesarias.

Para subir un archivo, hacemos doble clic en la carpeta donde queramos dejar nuestros archivos, luego ponemos el puntero donde no hay nada y presionamos el botón derecho, opción Subir archivos y navegamos por nuestro computador en busca del o los archivos que queramos subir.

Una vez que el archivo está subido nos da un aviso de que esto ha sido completado con éxito y aparece una vista en miniatura parece de nuestro archivo dentro de la carpeta. Y así sucesivamente podemos seguir subiendo más archivos, borrarlo, renombrarlos, etc.

Cómo compartir la carpeta para editar

Para compartir la carpeta con otro usuario editor, o sea que pueda hacer modificaciones, hacemos clic en el nombre de la carpeta (si es necesario volvemos hacia atrás a la carpeta raíz) y vamos a la opción Compartir. Luego nos aparecerá un formulario donde debemos escribir los correos de las personas con las cuales queremos compartir, además tenemos que fijarnos si les vamos del permiso que le vamos a dar, que en este caso sería como editor y de esta manera los profesores podrán subir y organizar directamente los archivos.

Enlace Público

Ahora viene el proceso de compartir con los alumnos y apoderados. La idea es generar un enlace para que ellos puedan visualizar todo con la posibilidad de descargar pero que no puedan realizar ningún cambio.

Nuevamente hacemos clic en el nombre de la carpeta y el menú que aparece vamos a la opción que dice Obtener enlace para compartir.

Es recomendable revisar los permisos y asegurarnos de que cualquier usuario pueda ver el enlace pero no modificar, para lo cual hay que dejar activa la opción solamente de lector porque de lo contrario vamos a volver tener el mismo problema en que cualquier usuario va a poder hacer modificaciones y después nos va a generar un problema si alguien borró o modifica por accidente archivos o carpetas.

Aquí también nos dará la posiblidad de copiar la URL (dirección) pero el problema es que es bastante larga.

Acortar la URL (enlace) a compartir

Podemos entonces recurrir a los servicios de Internet que sirven para acortar direcciones. Por ejemplo tenermos tinyurl.com o bit.ly. En este ejemploc vamos a ver cómo usar tiene tinyurl.com.

Entramos a https://tinyurl.com/ y nos aparecerá inmediatamente un formulario en el cual copiamos y pegamos la dirección larga. Presionamos el botón que dice Make tinyurl y como resultado vamos a obtener la dirección original y otra que es bastante más corta y que es la que nos conviene compartir para facilitarle la vida a nuestros alumnos, profesores y apoderados ya sea por e-mail, WhatsApp u otro medio.

Recomendaciones

• Nombres de Archivos: Lo recomendable es darle a los archivos nombres cortos y nemotécnico, o sea que al ver el nombre del archivo sepamos cual es su contenido y nos resulte más fácil saber cual es más antiguo y cual es más nuevo. Por ejemplo: «Historia_Guia_01.pdf», «Matematicas_Ejercicios_03.doc», «Lenguaje_diapo04_La_Leyenda», etc...
  
  Lo ideal además es no usar ni acentos, eñes, espacios u otro símbolos extraños. Suele suceder que al pasar de un sistema operativo lso caracteres extraños son reemplazados por cadenas de símbolos que hacen un tanto incomprensible el nombre original.
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• Como en nuestro ejemplo el objetivo es que tener ordenados los archivos por carpetas, podría ser bueno darle a cada profesos acceso exclusivo a como editor sólo a la carpeta respectiva de su asignatura. Aunque en la práctica es mejor que el profesor jefe sea el encargado de ordenar todo a medida que el resto de los profesores les envían los archivos, así puede ir verificando y enterándose de las del material enviando por los profesores y a su vez comunicárselo a su alumnos y apoderados.
• Podría ser buena idea generar un documento que liste todas las tareas enviadas, fecha de publicación y fecha de plazo si se trata de una tarea. Este documento se podría también compartir e ir actualizando semanalmente para que los alumnos y apoderados no se pierdan.

Espero que les sea de utilidad y cualquier consulta la pueden hacer a bufoland@ptomontt.cl o en la Fan Page de Telecentros Comunitarios en: https://www.facebook.com/TelecentrosPuertoMontt