Como Hacer Formularios con Google Drive

por Walter Velásquez
Coordinador de Cultura Digital
Programa Telecentros Comunitarios
Municipalidad de Puerto Montt

La Herramienta Google Drive además de permitir compartir archivos en línea, permite también crear formularios para recolectar datos. El único requisito es es tener una cuenta de Google (Gmail).

Para crear un formulario vamos a http://drive.google.com presionamos el botón CREAR, formulario.

Se selecciona el título del formulario y una plantilla (tema)

Agregamos si deseamos una descripción al formulario para orientar a los usuarios.

Vamos luego agregado los elementos de nuestro formulario, definimos el nombre del campo (por ejemplo nombre) y el tipo, que puede ser texto corto, texto tipo párrafo, selección, fecha, etc. Con un poco de práctica se puede entender cada uno de estos tipo, pero los más comúnmente usados son los de texto, párrafo y selección.

Además podemos determinar si la respuesta es obligatoria o no. Presionamos el botón OK, y vamos agregando más campos mediante el botón agregar elemento.

Al final podemos definir si al contestar el formulario podemos tener la opción de volverlo a visualizar para que por ejemplo otra persona puede también responder las preguntas.

Al presionar el botón enviar formulario, pasamos a otra página donde Google Drive nos muestra la URL (dirección) en la cual va a quedar ubicado el formulario. Esta URL es la que debemos enviar a los que querramos que llenen el formulario.

En la siguiente pantalla, se nos pregunta a donde van a ir a parar las respuestas, lo ideal es seleccionar una nueva hoja de cálculo (o una existente). De esta manera podemos luego revisar las respuestas como una planilla electrónica, y procesar los datos como ser nos antoje. Depende de la encuesta que hagamos por ejemplo podríamos obtener hasta estadísticas a partir de la planilla de cálculo. Además podemos descargar la planilla en diferentes formatos.

Finalizado esto en la lista de nuestros archivos de Google Drive, tendremos dos archivos nuevos, unos correspondiente al formulario y otro con una planilla de cálculo con las respuestas. Cualquiera de los dos archivos puede ser modificado cuando sea necesario.

Es importante configurar el archivo de respuestas para que se nos avise si alguien responde el formulario, para ellos abrimos la planilla, vamos al menú Herramientas, y seleccionamos la opción Reglas de notificación...

En la siguiente pantalla, seleccionamos en el apartado Enviarme una notificación a mi_correo (el de mi cuenta de Google) cuando "Se hacen cambios", y en Enviarme una notificación con... "Por correo electrónico inmediatamente".

Por último nos muestra otra pantalla donde se confirma que: "Si se hace cualquier cambio., se aplica enviar correo electrónico.

Que tengan buen día!!!