Planilla Electrónica: Clase 2
por Walter Velásquez
Coordinador de Cultura Digital
Programa Telecentros Comunitarios
Municipalidad de Puerto Montt
- Fórmulas simples
- Suma, Promedio, Máximo y Mínimo
- Asistente de Funciones
- Anclas
Una de la mayores gracias de las planillas electrónicas es que podemos obtener diferentes resultados utilizando los datos ingresados. Para facilitar la obtención de estos resultados los programas de planilla electrónica ofrecen una serie de funciones que nos permiten hacer cálculos matemáticos, estadísticos, trabajar con fechas, con cadenas de texto, etc., etc. A continuación a modo de ejemplo vamos a realizar un ejercicio donde aplicaremos algunas funciones básicas.
Vamos a realizar una pequeña planilla de alumnos y su respectivas notas, para ello, llenaremos las celdas como indica la figura siguiente (El ingreso de datos, ajuste del ancho y altura de las filas y columnas lo pueden ver en la clase anterior):
CALCULAR UNA SUMATORIA DE CELDAS
Para calcular la suma de la notas simplemente nos colocamos en la celda donde queremos que se calcule el resultado de la suma, presionamos el botón Autosuma (Σ), y luego presionamos Enter. Supongamos que realizamos esa operación sobre la celda F2, si hacemos doble click sobre la celda para ver el contenido real, veremos algo como: =SUMA(C2:E2). Esto corresponde a una fórmula.
Todas las fórmulas comienzan con el símbolo igual (=). Luego viene el nombre de la función, en este caso la palabra SUMA y a continuación entre paréntesis los argumentos ocupados por la función para realizar la operación. En este caso C2:E2 indica que se está utilizando el rango de celdas entre C2 y E2. Los dos puntos (:) se pueden entender como «hasta».
También se podría haber sumado celda por celda, o sea C2 + D2 + E2, lo cual podríamos escribir como fórmula, de la siguiente manera:
=SUMA(C2;D2;E2)
Cuando se ocupan varios argumentos, estos se separan por el símbolo punto u coma (;). Sin embargo para utilizar rango de celdas esto no es óptimo y conviene más utilizar los dos puntos (:) para indicar un rango de celdas, por ejemplo si queremos sumar 100 celdas tendríamos que escribir los nombres de esas 100 celdas a diferencia de sólo escribir el nombre de la celda que da inicio al intervalo y la que le da término.
Más adelante cuando usemos funciones más complejas utilizaremos el punto y coma (;) para separar argumentos.
Los rangos de celdas también se pueden definir utilizando el puntero del mouse. Para el mismo ejemplo, nos posicionaríamos en la celda F2 donde vamos a calcular la suma, escribimos
=SUMA(
Y en vez de escribir manualmente el rango de celdas, definimos ese rango seleccionando con el puntero las celdas implicadas y para finalizar presionamos enter. Esta manera es bastante cómoda pues nos ayuda evitar posibles errores al no identificar bien el rango de celdas que utilizar como argumentos.
Respecto a nombre de la función da lo mismo que se escriba con mayúscula o minúscula. Lo mismo sucedes con los nombres de las celdas, se puede usar indistíntamente mayúsculas o minúsculas. En todo caso el programa generalmente convierte todo a mayúsculas automáticamente.
Para calcular el resto de las sumas podríamos ir fila por fila escribiendo nuevamente las fórmula y cambiando el número que indica la fila. Sin embargo esto no es muy óptimo si tenemos que hacer el mismo cálculo para cientos de filas. Para ahorrar tiempo entonces podemos utilizar el proceso de autocompletar que se vio en la clase anterior que consistía en seleccionar una celda que ya tenga un contenido (en este caso la fórmula), llevar el puntero a la esquina inferior derecha de la celda selecciona hasta que el puntero se transforme en una cruz, hacemos click y arrastramos.
PROMEDIO DE CELDAS
Para calcular el promedio nos posicionamos en la celda donde queremos obtener este resultado (G2 en nuestro ejemplo) y escribimos:
=PROMEDIO(C2:E2)
y luego presionaremos Enter.
También se puede escribir =PROMEDIO(
y el rango de celdas lo obtenemos seleccionado con el puntero del mouse.
Ya es tiempo de que guardemos nuestro ejercicio, lo cual se hace en forma similar al procesador de texto, o sea, nos vamos a Archivo, luego Guardar como... , elegimos la ubicación y el nombre del archivo, para luego presionar el botón Guardar.
También podemos presionar la combinación de teclas CTRL+G para guardar.
MÁXIMO Y MÍNIMO
Máximo y Mínimo permiten calcular el mayor y el menor valor entre un rango de celdas y las fórmulas respectivas son:
=MÁX(C2:E2) y =MÍN(C2:E2)
En este caso hay que tener el cuidado de que tanto la función Máximo como Mínimo llevan tilde (MÁX y MÍN).
ASISTENTE DE FUNCIONES
Existen cientos de funciones y obviamente se bastante difícil memorizarlas todas. En el caso de que necesitemos una función y no sabemos como es su sintaxis podemos usar el asistente de funciones (el símbolo junto a la símbolo sumatorio que dice fx).
Para buscar una fórmula, nos colocamos en cualquier celda vacía, luego presionamos el botón Asistente de funciones y nos aparecerá una ventana de diálogo.
Ahí podremos seleccionar por categorías y buscar la función que estamos buscando. De todas maneras una vez aprendidas unas cuantas funciones y habiendo asimilado la sintaxis general de las funciones, podemos googlear y vamos a encontrar variedad de ejemplos de como hacer diferentes cálculos y otras operaciones.
No está demás decir que el autocompĺetar se puede usar seleccionando varias celdas donde hayamos ingresado diferentes fórmulas. Así por ejemplo volviendo al ejemplo podemos ingresar en la primera fila las formulas para la suma, promedio, máximo y mínimo y luego autocompletamos hacia abajo y así demoramos aún menos en realizar una planilla con estos cálculos básicos.
Quizás podría ser obvio, pero tampoco está demás mencionar que si se cambian los datos ingresados (en este caso las notas), automáticamente variarán los resultados sin tener que estar ingresando de nuevo las fórmulas. Así si se tiene un planilla con diferentes cálculos, se puede luego copiar y cambiar sólo los datos para obtener los nuevos resultados.
OPERANDO DIRECTAMENTE EL LOS VALORES DE LAS CELDAS
No sólo se pueden hacer cálculos con operaciones entre celdas ocupando las funciones preestablecidas del programa. También se pueden hacer operaciones directamente con los valores numéricos de la celdas. Por ejemplo si quiero multiplicar los valores de dos celdas simplemente escribo:
=C2*H2
Así puedo crear mis propias fórmulas utilizando las 4 operaciones matemáticas básicas (+,-,*,/) y por ejemplo si quisiera calcular el área de un triángulo suponiendo que en la celda A2 tengo el valor de la base y en B2 la altura mi fórmula (base por altura dividido por 2) quedaría:
=(A2*B2)/2
POTENCIAS
Si necesitan calcular potencias se utiliza el símbolo ^ para elevar a. Por ejemplo su quieren calcular el valor de una celda elevada al valor de otro se utiliza (suponiendo que en A2 tengo la base y en B2 el exponente):
=A2^B2
ANCLAS
Supongamos que en una celda tenemos un valor que queremos usar para luego multiplicar cada uno de los valores de una columna de celdas (o fila) como en el ejemplo siguiente:
EN el ejemplo en tenemos una serie de precios en dólares y en ala celda A10 el valor del dólar en pesos. Por lo tanto para calcular el equivalente en pesos de la celda A10 tendríamos que multiplicar el valor de la celda A2 por el valor de la celda A10 mediante la fórmula, escribiendo en la celda B2 lo siguiente:
=A2*A10
Luego podemos autocompletar hacia abajo para calcular el resto de las filas. Sin embargo surge un problema, a medida que autocompletamos varían los números de la filas, o sea obtendríamos en la columna B algo como lo siguiente:
=A3*B11
=A4*B12
=A5*B13
etc...
El resultado además sería cero por que las celdas B11, B12, B13... están vacías (y al multiplicar por cero...). Esto sucede por que al autocompletar, automáticamente el programa va completando la secuencia y aumentando en este caso el índice (número) que indica la fila a la cual pertenece la celda.
Lo ideal sería entonces que al autocompletar la celda A10 (donde esta el valor del dolar) no variase. Para lograr esto editamos la fórmula para que quede así:
=A2*$B$10
El símbolo pesos sirve para anclar la fila y/o la columna deseada. Si el símbolo pesos antecede a la letra se ancla la columna y si antecede al número ancla la fila. Por comodidad y para no estar pensando tanto uno puede anclar ambas colocando el símbolo pesos antes de la letra y antes del número. De esta manera al autocompletar, la celda B10 de nuestro ejemplo quedará "anclada".
En el ejemplo además si luego actualizamos el valor del dolar en la celda A10, automáticamente cambiarán todos los resultados de los equivalentes ene pesos en la columna B.
Epilogo: Con lo poco que hemos aprendido hasta el momento, podemos hacer mucho.
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